Zmiana systemu wykorzystywanego w codziennej pracy przedsiębiorstwa zwykle wiąże się z większą liczbą decyzji, niż wynikałoby to z samego wyboru skryptu. Przed rozpoczęciem prac trzeba ustalić, jakie informacje są obecnie wykorzystywane, gdzie powstają dane i w jaki sposób trafiają w gronie poszczególnymi działami. W praktyce problemy na prawdę bardzo często pojawiają się nie w trakcie samej instalacji, lecz przy próbie odwzorowania dotychczasowych procesów.
Jeden dział może używać inne oznaczenia niż drugi, a część danych może być przechowywana w arkuszach lub osobnych aplikacjach. W takich warunkach wdrożenia Comarch wymagają wcześniejszego uporządkowania sposobu pracy, ponieważ przeniesienie niejednolitych informacji do nowego środowiska może w przyszłości utrudniać ich wykorzystanie. Ważne staje się też zobowiązanie, które czynności powinny zostać zrealizowane w sposób automatyczny, a które wciąż będą wymagały udziału pracownika.
Zakres prac zależy między innymi od tego, jak rozbudowana jest organizacja i ilu użytkowników będzie skorzystać z poszczególnych funkcji. Całkiem inaczej wygląda przygotowanie systemu dla niewielkiego przedsiębiorstwa, a inaczej dla firmy, w której sprzedaż, magazyn, księgowość i administracja korzystają ze wspólnych danych. Oprogramowanie Comarch może obejmować różne obszary działalności, dlatego przed konfiguracją trzeba określić, jakie moduły są w rzeczywistości potrzebne. Sam dostęp do większej liczby funkcji nie znaczy konieczności ich uruchamiania. Zbyt rozbudowana konfiguracja może powodować, że pracownicy będą mieli do dyspozycji opcje, których nie wykorzystują w swojej pracy. Z kolei zbyt wąski zakres może prowadzić do pozostawienia części procesów oprócz systemem. Takie decyzje mają później wpływ na sposób rejestrowania operacji i wymianę informacji między stanowiskami.
Osobnym zagadnieniem pozostaje przygotowanie danych przed rozpoczęciem właściwej pracy. W kartotekach mogą znajdować się nieużywane pozycje, powtarzające się kontrahenci, stare oznaczenia towarów czy informacje, które wymagają aktualizacji. Przeniesienie wszystkiego bez wcześniejszej testom nie zawsze jest rozsądnym rozstrzygnięciem, ale całkowite pominięcie starszych danych także może utrudnić dostęp do potrzebnych informacji. W praktyce zakres migracji powinien być ustalany na podstawie tego, jakie dane są potrzebne w dalszej pracy oraz jakie obowiązki wymagają zachowania wcześniejszych zapisów. Znaczenie ma także sposób nadawania uprawnień. Pracownik zajmujący się magazynem nie musi mieć takiego samego dostępu jak osoba prowadząca rozliczenia, a możliwość wykonywania określonych operacji powinna odpowiadać zakresowi obowiązków. Wdrożenia Comarch obejmują zatem także decyzje organizacyjne, które nie są widoczne na ekranie kodu, ale wpływają na późniejszy czassze użytkowanie z systemu.
Pierwszy okres po uruchomieniu rozwiązania daje możliwość zweryfikować, czy przyjęte przedtem założenia odpowiadają rzeczywistym sytuacjom występującym w zakładzie produkcyjnym. Dopiero w trakcie codziennej pracy mogą ujawnić się nietypowe przypadki, brakujące ustawienia lub procedury, które na etapie przygotowań wydawały się wystarczające. Z tego względu istotne jest zbieranie informacji od ludzi, którzy faktycznie wykonują poszczególne operacje. Ich sugestie mogą dotyczyć choć liczby wykonywanych czynności, kolejności wprowadzania danych czy sytuacji występujących tylko w określonych okresach roku. Oprogramowanie Comarch jest wówczas nie tyle samodzielnym elementem organizacji pracy, ile narzędziem, którego konfiguracja musi uwzględniać przyjęte zasady działania. Każda zmiana może mieć konsekwencje w innym obszarze, dlatego modyfikowanie ustawień wymaga sprawdzenia, jak wpłynie ono na pozostałe procesy i użytkowników.
Warto zobaczyć: comarch program do faktur.