Dobrze działająca organizacja przepływu produktów wymaga znacznie więcej niż samego przewozu ładunku z jednego miejsca do drugiego. W praktyce znaczenie ma kolejność działań, dostępność środków transportu, sposób przygotowania przesyłek a także wymianę informacji między uczestnikami procesu. Właśnie dlatego usługi logistyczne mogą obejmować sporo różnych czynności, od planowania dostaw i magazynowania po obsługę dokumentacji czy zarządzanie terminów realizacji.
Zakres takich działań zależy od rodzaju produktów, częstotliwości wysyłek i sposobu funkcjonowania danego przedsiębiorstwa. Innych rozwiązań wymaga regularna dystrybucja niewielkich przesyłek, a innych transport większych partii towaru. Przy planowaniu należy również brać pod uwagę sytuacje nietypowe, tj. opóźnienia, zmiany ilości zamówień lub konieczność zmiany trasy w trakcie realizacji zamówienia.
W części przedsiębiorstw zadania związane z transportem i magazynowaniem pozostają wewnątrz organizacji, natomiast możliwe jest też przekazanie wybranych procesów podmiotowi zewnętrznemu. Logistyka zewnętrzna znaczy w takim przypadku powierzenie określonych czynności wyspecjalizowanemu wykonawcy, przy zachowaniu ustalonego podziału odpowiedzialności. Nie musi to oznaczać przekazania całego procesu. Jedna firma może zlecić tylko magazynowanie i kompletowanie zamówień, inna również transport, obsługę zwrotów czy przygotowywanie dokumentów. Istotne jest precyzyjne określenie zakresu współpracy, ponieważ niejasny podział obowiązków może powodować kłopoty przy reklamacjach, zmianach terminów lub brakach w dokumentacji. W praktyce w szczególności na prawdę ważna okazuje się wymiana aktualnych informacji, ponieważ wręcz bardzo dobrze zaplanowany transport może wymagać korekty, gdy zmienią się warunki po stronie nadawcy albo odbiorcy.
Przy szerszym zakresie zadań pojawia się rola podmiotu, który koordynuje poszczególne elementy całego procesu. Operator logistyczny może zajmować się organizacją przewozów, pracą magazynu, przeładunkami, kompletacją oraz przekazywaniem informacji o statusie przesyłek. Zakres jego obowiązków nie jest jednakże w każdym momencie bardzo podobny i powinien wynikać z przyjętego modelu obsługi. Znaczenie ma także rodzaj przewożonych towarów. Towary wymagające określonych warunków przechowywania, produkty o niedługim terminie przydatności czy ładunki o niestandardowych wymiarach wymagają innych ustaleń niż typowe przesyłki. W tak zaistniałych okolicznościach samo zaplanowanie trasy nie wystarcza. Trzeba uwzględnić między innymi sposób załadunku, przystępność powierzchni magazynowej, czas postoju a także oczekiwania dotyczące dokumentacji.
Ocena organizacji procesów logistycznych wymaga spojrzenia na cały przebieg dostawy, a nie tylko i wyłącznie na jej ostateczny stopień. Opóźnienie może powstać w magazynie, w trakcie kompletowania zlecenia, przy przekazywaniu informacji lub na etapie transportu. Z tego powodu przy analizowaniu współpracy z zewnętrznym podmiotem warto ustalić, które czynności są wykonywane przez poszczególne strony i w jaki sposób przekazywane są informacje o zmianach. Znaczenie mają również kwestie związane z sezonowością, ponieważ okresowe powiększenie liczby zamówień może wymagać dodatkowej powierzchni, pracowników albo środków transportu. Z kolei przy mniejszej liczbie wysyłek część uprzednio przyjętych rozwiązań może okazać się niepotrzebna. Logistyka jest więc procesem zależnym od wielu zmiennych, a sposób jej organizacji może być modyfikowany wraz ze zmianą wielkości dystrybucji, rodzaju asortymentu i kierunków dostaw.
Więcej: transport z Szanghaju.