Wraz z rozwojem przedsiębiorstwa zmienia się sposób, w jaki przetwarzane są informacje. To, co przy kilku pracownikach można było kontrolować za pomocą arkuszy i pojedynczych kodów, przy większej liczbie operacji zaczyna wymagać bardziej uporządkowanego podejścia. Tyczy się to zwłaszcza sprzedaży, gospodarki magazynowej, księgowości oraz obsługi klientów.
Decydując się na oprogramowanie Comarch, warto zatem patrzeć nie tylko i wyłącznie na listę dostępnych funkcji, lecz także na sposób ich zastosowania w konkretnych procesach. Sama obecność określonego modułu nie oznacza jeszcze, że będzie on niezbędny wszystkim użytkownikom. Z praktycznego punktu widzenia istotniejsze jest uwarunkowanie, jakie informacje mają być wprowadzane, kto będzie z nich korzystał i na jakim etapie powinna nastąpić ich dalsza obsługa. Częstym niedopatrzeniem jest próba odwzorowania każdego starego rozwiązania w nowym systemie. Niektóre procedury funkcjonowały przez lata tylko dlatego, że wcześniejsze narzędzia nie pozwalały pracować przeciwnie.
Przed rozpoczęciem przemian warto też prześledzić przepływ dokumentów od początku do końca. Faktura, zamówienie czy dokument magazynowy może przechodzić przez kilka osób, a każda z nich może potrzebować innego zakresu informacji. Jeżeli już na którymś etapie dane są przepisywane ręcznie, pojawia się ryzyko pomyłek i dodatkowa praca. Z drugiej strony pełna automatyzacja nie zawsze jest właściwym rozwiązaniem. Przy nietuzinkowych operacjach potrzebna może być sposobność ręcznej weryfikacji lub zatrzymania procesu przed jego zakończeniem. Takie przypadki powinno się uwzględnić już w trakcie projektowania sposobu pracy. Oprogramowanie Comarch może być wykorzystywane w różnych obszarach działalności, dlatego zakres konfiguracji powinien wynikać z faktycznych potrzeb, a nie z założenia, że wszystkie dostępne sposobów muszą zostać uruchomione. Ma to znaczenie również dla późniejszej obsługi systemu, ponieważ każda dodatkowa reguła, formularz czy nietypowe ustawienie zwiększa liczbę elementów, które użytkownicy muszą znać.
Osobną kwestią pozostaje przygotowanie użytkowników. Wprowadzenie nowego systemu zmienia często nie tylko wygląd ekranów, niemniej jednak również kolejność wykonywania poszczególnych czynności. Osoba, która przedtem wpisywała dane w kilku miejscach, może otrzymać inne zadanie, ponieważ część informacji będzie pochodziła z wcześniejszego etapu procesu. W pierwszych tygodniach użytkowania pojawiają się też pytania dotyczące sytuacji rzadkich: korekt, anulowanych dokumentów, zwrotów, modyfikacji cen czy błędnie wprowadzonych danych. Nie warto ograniczać testów jedynie do standardowych scenariuszy. To właśnie nietypowe przypadki pokazują, czy przyjęte zasady są zrozumiałe i czy system pozwala je obsłużyć bez tworzenia dodatkowych obejść. Wdrożenia Comarch powinny więc uwzględniać zarówno konfigurację, jak i sposób wykonywania obowiązków przez osoby, które będą pracować z systemem na co dzień. Technicznie poprawne ustawienie może okazać się niewygodne, jeżeli już wymaga od użytkownika wykonywania wielu czynności, które nie wynikają z rzeczywistych potrzeb procesu.
Znaczenie ma także stopień po uruchomieniu rozwiązania, kiedy można porównać założenia przyjęte przed rozpoczęciem prac z prawdziwym sposobem działania. Wtedy na prawdę często wychodzą na jaw drobne kłopoty, tj. niejasne nazwy pól, niepotrzebne uprawnienia, brak danych potrzebnych do raportu albo zbyt niełatwy obieg dokumentu. Nie każda zauważona różnica wymaga natychmiastowej zmiany konfiguracji. Czasami wystarczy zmiana procedury lub przeszkolenie użytkowników, a w innych sytuacjach niezbędna jest modyfikacja ustawień albo sposobu konwersji danych z innym systemem. Wdrożenia Comarch mogą także obejmować integracje, dlatego przy analizie problemu powinno się ustalić, w którym miejscu w rzeczywistości powstaje błąd. Jeżeli już dane są poprawne w jednym systemie, ale nieprawidłowe po przekazaniu do kolejnego, sama zmiana ustawień pierwszego skryptu nie musi rozwiązać problemu. Takie współzależności mają znaczenie szczególnie w organizacjach, w których sporo procesów opiera się na automatycznym przekazywaniu informacji między różnymi narzędziami.
Sprawdź tutaj: erp optima łódź.