Przemieszczanie towarów między dostawcami, magazynami i odbiorcami wiąże się z koniecznością podejmowania wielu wyborów organizacyjnych. Znaczenie mają w głównej mierze kolejność realizacji zleceń, przystępność pojazdów, rozmieszczenie produktów a także terminy odbioru i dostarczenia przesyłek. W praktyce kłopoty na prawdę często pojawiają się na styku kilku procesów.
Przykładowo opóźniony rozładunek może wpłynąć na harmonogram kolejnego transportu, a brak aktualnych informacji o zamówieniu utrudnić przygotowanie adekwatnej ilości towaru. W tak zaistniałych okolicznościach operator logistyczny zajmuje się koordynacją wybranych etapów przepływu produktów, biorąc pod uwagę zawarte terminy i ograniczenia operacyjne. Jego zadania mogą obejmować planowanie przewozów, organizację pracy magazynu, kontrolę dokumentów a także monitorowanie realizowanych dostaw. Zakres zadań zależy od przyjętego modelu współpracy i rodzaju obsługiwanych ładunków.
Ważnym elementem procesów magazynowych jest sposób zarządzania przestrzenią. Nie chodzi jedynie o liczbę dostępnych miejsc składowania, ale też o ich rozmieszczenie i dostosowanie do charakteru towarów. Towary o wielkiej rotacji wymagają innego podejścia niż zapasy przechowywane przez dłuższy czas. Znaczenie ma także dostęp do stref przyjęć, pakowania i wydań, ponieważ niewłaściwe rozplanowanie tych wycinków może powodować dodatkowe przemieszczanie produktów i utrudniać pracę. Usługi logistyczne obejmują w tym zakresie między innymi przyjmowanie dostaw, sprawdzanie zgodności ilościowej, ewidencjonowanie zapasów, kompletowanie zamówień a także przygotowanie przesyłek. W współzależności od rodzaju działalności dochodzi do tego kontrola numerów partii, dat przydatności albo numerów seryjnych. Każda z tych informacji może mieć znaczenie przy późniejszej identyfikacji produktu, obsłudze reklamacji albo podejmowaniu pochodzenia dokładnie określonej dostawy.
Przekazanie części obowiązków podmiotowi zewnętrznemu zmienia sposób organizacji pracy wewnątrz przedsiębiorstwa. Logistyka zewnętrzna może dotyczyć pojedynczego obszaru, na przykład transportu, lub obejmować kilka powiązanych czynności, w tym magazynowanie i przygotowanie zamówień. Przed ustaleniem zakresu takiej współpracy należy określić, kto odpowiada za aktualizację danych, kontrolę stanów magazynowych i przekazywanie informacji o zmianach w zamówieniach. W praktyce zwłaszcza ważne są sytuacje, których nie da się w pełni przewidzieć podczas planowania. Należą do nich uszkodzenia opakowań, niezgodności w dostawach, błędne etykiety czy nagłe zmiany terminu odbioru. Warto wcześniej ustalić sposób zgłaszania takich zdarzeń a także zasady podejmowania wyborów dotyczących kolejnej obsługi towaru. Bez tego wręcz prosta niezgodność może zatrzymać realizację kolejnych zleceń. Znaczenie ma też dostęp do systemów informatycznych, ponieważ różnice między danymi poszczególnych uczestników procesu utrudniają postanowienie obowiązującego stanu operacji.
Przy bardziej rozbudowanym zakresie współpracy stosowana jest logistyka kontraktowa, oparta na długoterminowych warunkach dotyczących obsługi określonych procesów. Umowa może obejmować nie tylko i wyłącznie przechowywanie i wydawanie towarów, niemniej jednak także administrowanie zapasami, pakowanie, znakowanie oraz organizację transportu. Szczegółowe warunki powinny uwzględniać specyfikę branży i przewidywaną liczbę operacji. Inne wymagania występują przy regularnych dostawach dużych partii towaru, a inne przy obsłudze wielu małych zamówień składanych dzień w dzień. Istotnym zagadnieniem pozostaje również rozliczanie dodatkowych czynności, które mogą pojawić się w trakcie współpracy. Przykładem jest konieczność przepakowania towarów, wykonania dodatkowej testom albo czasowego przechowania towaru oprócz standardowym harmonogramem. W umowie określa się również zasady raportowania, odpowiedzialność za powierzone zapasy oraz sposób rozwiązywania sporów dotyczących wytworzonych operacji. Takie kwestie mają bezpośredni wpływ na codzienny przebieg pracy i sposób rozliczania poszczególnych etapów obsługi.
Sprawdź: usługi logistyczne Kraków.