W praktyce prowadzenia sprzedaży bardzo szybko okazuje się, że największym wyzwaniem nie jest sam produkt, niemniej jednak organizacja pracy i obieg informacji. W wielu firmach dopiero przy większej liczbie zamówień wychodzi na jaw, jak ważne są bardzo dobrze działające systemy wsparcia dystrybucji. Na początku często wystarcza intuicyjny sposób zapisywania zamówień, jednakże przy wzroście liczby klientów zaczynają pojawiać się pomyłki, opóźnienia i trudności w kontroli stanów magazynowych.
To moment, w którym ręczne rozwiązania przestają być wystarczające i powinno się uporządkować procesy.
W codziennej pracy sprzedażowej duże znaczenie mają systemy zarządzania sklepem, które pozwalają połączyć różnorakie obszary działalności w jednym miejscu. W praktyce chodzi o kontrolę stanów, obsługę zamówień, ceny a także informacje o klientach. Z doświadczenia wynika, że największą różnicę widać wówczas, gdy firma zaczyna działać w kilku kanałach równocześnie. Sprzedaż stacjonarna, online i pośrednia bez wspólnego systemu prowadzi do rozbieżności w danych. Nierzadko ten sam produkt jest dystrybuowany w różnorakich cenach, bo aktualizowanie nie została wykonana na czas. Takie sytuacje nie są w tej samej chwili widoczne, niemniej jednak kumulują się i wpływają na płynność działania.
W sytuacji działalności internetowej szczególne znaczenie ma system sprzedaży internetowej, który spina cały proces od złożenia zlecenia aż po jego realizację. W praktyce istotne jest nie tylko i wyłącznie przyjęcie zamówienia, ale także jego obsługa w tle, czyli magazyn, płatności i wysyłka. Wiele firm przekonuje się, że bez spójnego rozwiązania łatwo o chaos informacyjny, szczególnie przy większej liczbie zamówień dziennie. Ręczne przenoszenie danych między narzędziami zwiększa ryzyko błędów i spowalnia pracę, co przy dłuższym okresie działania zaczyna mieć realne znaczenie dla organizacji całego procesu.
W praktyce wdrażanie takich rozwiązań często wiąże się z koniecznością zmiany nawyków pracy. Nie za każdym razem wszystko działa od razu w na prawdę bardzo dobry sposób, bo system trzeba dostosować do specyfiki firmy. W pewnych przypadkach na starcie część procesów może się wydawać bardziej skomplikowana niż przedtem, ale z zdarza się, że pojawia się większa przejrzystość danych. Największą różnicę widać wówczas, gdy wszystkie elementy dystrybucji są ze sobą powiązane i uaktualniane w jednym miejscu. Dzięki temu łatwiej oszacować stan działalności i szybciej reagować na zmiany, które w handlu pojawiają się regularnie.
Zobacz więcej: Zarządzanie sklepem.